Praca z użytkownikami i stakeholderami. Projektowanie międzykulturowe, część 3/3

To ostatnia część serii artykułów o kulturze. Chciałabym przyjrzeć się teraz kolejnym wymiarom, które mają ogromny wpływ na jakość Twojej pracy w projektowaniu i badaniach.

Ewaluacja (Feedback)

Czyli od bezpośredniej krytyki (jasnej i konkretnej) do pośredniej krytyki (łagodnej, przekazywanej między wierszami).

Pamiętam moje pierwsze testy z użytkownikami w Wielkiej Brytanii. Uczestnik był uprzejmy, a na pytanie o trudną aplikację odpowiedział, że jest „quite OK”. Dopiero rozmowa z naszym angielskim klientem uświadomiła mi, że oznaczało to poważne problemy i dyskomfort. W Polsce usłyszałabym to znacznie bardziej bezpośrednio.

Kultury bezpośrednie (np. Holandia, Rosja, Izrael) wyrażają krytykę otwarcie, rzeczowo, czasem używając „wzmacniaczy” (np. „absolutnie niewłaściwe”).

Kultury pośrednie (np. Japonia, Tajlandia, Wielka Brytania) stosują subtelne formy, „łagodzące” (np. „trochę”, „może”) i niedopowiedzenia, by uniknąć urazy.

Strategie:

• Uważaj na adaptację: Nie próbuj naśladować stylu innej kultury, jeśli jej dobrze nie znasz. Łatwo przesadzić. Polak naśladujący brytyjską subtelność może być niezrozumiały, a Brytyjczyk naśladujący amerykańską bezpośredniość – odebrany jako niegrzeczny.

• W razie wątpliwości dopytuj: „Czy dobrze rozumiem, że sugerujesz...?”

• Techniki alternatywne: W kulturach preferujących pośredni feedback polecam użyć technik angażujących, jak na przykład odgrywanie scenek, by zebrać opinie bez konieczności bezpośredniej konfrontacji.

Przekonywanie:

Od przekonywanjia dedukcyjnego (rozpoczynającego od teorii i ogólnych zasad) do indukcyjnego (opartego na przykładach, praktyce i szczegółach)

Doświadczyłam kulturowego szoku, kiedy zmieniłam styl pracy z bardziej brytyjskiego na amerykański. Prezentując wyniki badań, zazwyczaj zaczynałam od kontekstu metodologicznego: dlaczego zastosowano takie metody, dlaczego badano określoną liczbę osób itd. W Wielkiej Brytanii to podejście działało. Jednak w zespole amerykańskim, który jest silnie „application-first" (najpierw zastosowanie), moje podejście zupełnie się nie sprawdziło.

Kultury dedukcyjne / „principles-first” (np. Francja, Włochy, Polska) cenią zrozumienie teorii i kontekstu przed przejściem do praktyki i wniosków.

Kultury indukcyjne / „application-first” (np. USA, Kanada, Australia) wolą zacząć od praktycznych przykładów i wniosków, a dopiero potem, jeśli to konieczne, zagłębiać się w teorię.

Prezentując wyniki badań zespołowi amerykańskiemu („application-first”), zaczęłam od metodologii i spotkałam się z oporem i zniecierpliwieniem – uczestnicy chcieli od razu znać wnioski. Zmieniłam podejście: zaczynam od wyników, a metodologię zostawiam na koniec - teraz jest zdecydowanie efektywniej.

Strategie:

• Jeśli masz do czynienia z różnymi kulturami, stosuj styl hybrydowy: Łącz oba podejścia. Zacznij od przykładu, potem wyjaśnij zasady (lub odwrotnie).

• Wyjaśnij swoje podejście: Powiedz na początku, jak zaprezentujesz informacje.

• Oczywiście jeśli możesz, zapytaj, jaki styl jest preferowany - i dostosuj się.

Planowanie

Od liniowego (ściśle trzymającego się harmonogramu i punktualności) do elastycznego (dopuszczającego płynność i spontaniczność).

Dawno temu stałam na plaży w Indonezji i czekałam na łódkę. Pomimo wcześniejszej rezerwacji, łódka nie przypłynęła. Po telefonie do lokalnego przewodnika dowiedziałam się, że łódka pojawi się dopiero po lunchu kapitana. Dla przewodnika moje niezadowolenie było niezrozumiałe, kompletnie niezrozumiałe były też pytania „kiedy to konkretnie będzie”, tak samo jak dla mnie niezrozumiałe było, że bliżej niezidentyfikowany czas lunchu opóźnia rejs. Liniowe podejście do planowania zakłada ścisłe trzymanie się harmonogramów i terminów, natomiast elastyczne podejście pozwala na adaptację planów w zależności od zmieniających się okoliczności i priorytetów.

Kultury liniowe (np. Niemcy, Szwajcaria, Japonia) traktują czas jako zasób, ściśle trzymają się harmonogramów, a punktualność jest kluczowa. Kultury elastyczne (np. Bliski Wschód, Afryka, Indie, Ameryka Południowa) postrzegają czas jako płynny, plany mogą się zmieniać, a relacje są często ważniejsze niż harmonogram.

Polska jest bliżej podejścia liniowego, ale z pewną dozą elastyczności. Dla Niemca „za pięć minut” oznacza dokładnie 300 sekund. Dla Balijczyka spotkanie „po lunchu” może oznaczać szeroki przedział czasowy.

Strategie:

• Jasna komunikacja i edukacja: Po prostu omów w zespole podejście do czasu na początku i wypracujcie zasady.

• Wizualne harmonogramy: Używaj wspólnych narzędzi (Kanban, Trello, Gantt).

• Bufory czasowe: Wbuduj marginesy w harmonogram.

Niezgoda:

Od konfrontacyjnej (otwarcie wyrażanej) do unikającej konfrontacji (unikającej otwartego konfliktu).

W kulturach konfrontacyjnych (np. Izrael, Francja, Niemcy) otwarte wyrażanie niezgody i debata są postrzegane jako konstruktywne i prowadzące do lepszych rozwiązań. W kulturach unikających konfrontacji (np. Japonia, Tajlandia, Indonezja) priorytetem jest harmonia grupy, a bezpośredni konflikt jest niemile widziany. Ekspresja emocjonalna to co innego! Można być ekspresyjnym i unikać konfrontacji (np. Filipiny) lub być mało ekspresyjnym i konfrontacyjnym (np. Niemcy).

Strategie

• Uważnie planuj warsztaty: Stwórz przestrzeń na wyrażanie różnych opinii w bezpieczny sposób (np. anonimowa burza mózgów, gdzie pomysły nie są przypisane do autorów). Rozważ dwa różne spotkania dla innych grup kulturowych.

• Rozważ współpracę z mediatorem: W trudnych sytuacjach rozważ zaangażowanie neutralnej osoby trzeciej, która zna dobrze kulturę.

• Indywidualne rozmowy: Przed warsztatami porozmawiaj z uczestnikami indywidualnie, by poznać ich perspektywę i przygotować do dyskusji.

Podsumowanie: Jak wykorzystać Mapę Kultur w praktyce?

Zrozumienie różnic kulturowych to potężne narzędzie. Co możesz zrobić, by lepiej nawigować w międzynarodowym środowisku?

• Przeanalizuj Siebie: Gdzie Ty znajdujesz się na poszczególnych skalach? Skorzystaj z dostępnych narzędzi (nawet uproszczonych online) lub po prostu zastanów się nad swoimi preferencjami. Możesz skorzystać z „Country Mapping Tool”, GlobeSmart czy The Culture Factor's Country Comparison Tool).

• Pamiętaj o Indywidualności: Kultura to tylko jeden z czynników. Nie zakładaj, że wszyscy z danego kraju są tacy sami. Zawsze bierz pod uwagę osobowość i indywidualne doświadczenia.

• Etastyczność: Twój sposób pracy nie zawsze jest jedynym słusznym. Jeśli to możliwe, staraj się dostosować do kultury zespołu lub klienta.

• Stawiaj na Transparentność: Jeśli dostosowanie jest trudne, kluczem jest otwarta komunikacja. Wyjaśnij potencjalne różnice w stylach pracy i oczekiwaniach. To buduje zaufanie i zapobiega nieporozumieniom.

• Buduj Mosty: Aktywnie szukaj kompromisowych rozwiązań i strategii, które działają dla wszystkich (np. hybrydowe prezentacje, jasne zasady podejmowania decyzji).

• Ustal Zasady na Starcie: Na początku współpracy omów preferencje dotyczące komunikacji, planowania, feedbacku. Stwórz „kontrakt” zespołu.

• Pobierz moje persony kulturowe: Traktuj je jako wskazówkę przy pracy projektowej. Link do FigJam i do wersji poszerzonej zawierającej aż 18 różnych profili.

Traktowanie różnorodności kulturowej nie jako przeszkody, ale jako źródła nauki i rozwoju, może uczynić Twoją pracę znacznie ciekawszą i bardziej satysfakcjonującą. Korzystaj ze swojej elastyczności, zbieraj doświadczenia i poszerzaj horyzonty.